Dokumentenerzeugung im Projektmanagement

Hallo Zusammen,

gibt es die Möglichkeit, einzelne Dokumente (Excel, Word) von einer Projektdokumentation selbständig zu erzeugen?
Beispiel: Zur Dokumentation gehört eine Instrumenten Liste. Gibt es nun die Möglichkeit, dass ich in einem Tool / Oberfläche die Anlagennummer eingebe und automatisches eine Excelliste erzeugt wird mit allen Instrumenten und deren Spezifikationen, die zur der eingegebenen Anlagennummer hinterlegt sind. Die Hinterlegung und Spezifikationen befindet sich z.B. in einer Datenbank.

Gruß
fritz09
 
Nochmals langsam zum mitschreiben:
Durch Eingabe der Anlagennummer wird eine Excelliste erzeugt mit allen Instrumenten und Spezifikationen
Aus dieser Excelliste heraus soll dann die Projektdokumentation erzeugt werden, d.h. die Betriebsanleitungen (als Word oder PDF vorliegend) der einzelnen Instrumente etc. sollen noch in einen definierten Ordner gespeichert werden

Oder soll das anders ablaufen? Dann bitte um genauere Erläuterung.
Prinzipiell kann man mit Excel vieles machen. Aber das Regelwerk dazu muss man eben auch davor definieren und das kann es wieder ziemlich aufwändig machen.
 
@motmonti
Die Dokumentation ist im allgemeinen ein Ordner, wo eben einzelne Dokumente drin liegen. Das sind grundsätzlich Excel, Word & pdf Dokumente.

@masls
So in etwa war der Grundgedanke. Wir hatten uns nur überlegt, dass die Erzeugung der Betriebsanleitungen (als Word oder PDF) nicht aus der Excelliste stattfindet, sondern gleichzeitig mit der Excelliste erstellt wird. Die einzelnen Textbausteinen woraus die Anleitung besteht, wären natürlich in der Datenbank hinterlegt.
Wir haben aber leider noch keine direkte Idee durch welches Tool, Programm, Oberfläche die einzelnen Dokumente erstellt werden sollen bzw. welches Tool, Programmiersprache oder sonstiges dafür geeignet ist.
 
Prinzipiell lässt sich durch Microsofts Skriptsprache VBA (Visual Basic for Applications) sehr vieles automatisieren. In eurem Fall würde ich es zunächst damit versuchen.
Es ist im normalen Office-Paket enthalten, benötigt aber einige Einarbeitung. Die damit geschriebenen Programme laufen auf jedem Rechner, der MS Office hat.

Grüße
Karsten.
 
Ein Kollege hatte für Betriebsanleitungen vor ca. 10 Jahren so was ähnliches gemacht: Viele Worddokumente, die Teile der Betriebsanleitungen waren und über die Excel konnte gesteuert werden, welche der Dokumente dann in die Betriebsanleitung für das Produkt rein soll. Allerdings nicht automatisch, die Kreuzchen musste man aktiv setzen.

Aber das was ihr wollt, geht wahrscheinlich noch einen Schritt weiter: Aus der Anlagennummer heraus soll direkt alles erstellt werden. Korrekt?
 
Ein Kollege hatte für Betriebsanleitungen vor ca. 10 Jahren so was ähnliches gemacht: Viele Worddokumente, die Teile der Betriebsanleitungen waren und über die Excel konnte gesteuert werden, welche der Dokumente dann in die Betriebsanleitung für das Produkt rein soll. Allerdings nicht automatisch, die Kreuzchen musste man aktiv setzen.

Aber das was ihr wollt, geht wahrscheinlich noch einen Schritt weiter: Aus der Anlagennummer heraus soll direkt alles erstellt werden. Korrekt?
Ja das Zukunftsdenken geht noch einen Schritt weiter, also wie du es unten beschreibst.
Aber momentan ist es wirklich so, dass bei jedem neuen Kundenauftrag die Dokumente neu angelegt werden. Die Umsetzung dies komplett zu digitalisieren und automatisieren wird wahrscheinlich mehrere Monate, Jahre dauern. Deswegen werden wir dies mit Sicherheit in Etappenziele gliedern. Deswegen wäre dein erster Punkt wahrscheinlich ein wichtiges zwischen Ziel.
Dein Kollege hat es damals mit einem VBA Code in Excel gemacht?

Zudem befinden sich die Informationen für die einzelnen Dokumente momentan nicht zentral, sondern sind unteranderem im SAP oder anderen Datenbanken vorhanden.
Leider haben wir, wie oben schon erwähnt, noch keine konkrete Idee, wo die Daten zum einen zusammen geführt werden und wo die Auswahl der Kriterien stattfindet bzw. in welcher Umgebung dies stattfindet. Ob es eine Excel Oberfläche ist, ein Externes Programm/Tool, usw.

Diesbezüglich würde ich mich über Vorschläge und Ideen sehr freuen.
 
Dein Kollege hat es damals mit einem VBA Code in Excel gemacht?
Ich gehe davon aus, weiß es aber nicht.

Wir haben irgendwann darauf gewechselt, die BAs mit LateX zu erstellen. War ein Fehler.

Könnt ihr ggf. mal eure sonstigen Softwareanbieter fragen, ob die hier was im Portfolio haben oder Partnerschaften? Denn selbst etwas zu erstellen, ist häufig deutlich aufwändiger, wie etablierte Lösungen einzusetzen. Auf der anderen Seite kann man mit der eigenen Lösung genau das machen, was man will und muss keine Kompromisse eingehen.
Wichtig auch: Eine eigene Lösung muss weiter gepflegt (Updates) werden. Und was passiert, wenn die Person (häufig macht das nur eine) die Stelle wechselt? Das muss auf jeden Fall mit bedacht werden.
 

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